Entendiendo el tetrimino de la gestión de ingresos en retail

A veces, gestionar los gastos personales puede resultar abrumador: facturas, suscripciones, seguros y compras cotidianas. Imagina esa complejidad al nivel de una empresa minorista nacional. Con miles de productos, numerosos proveedores e innumerables clientes, el desafío de gestionar los costes en el comercio minorista se magnifica exponencialmente. Para los retailers, calcular los márgenes de beneficio implica mucho más que simplemente restar el coste de los bienes vendidos del precio de venta. Cada producto conlleva sus propios elementos de precio, descuentos, términos y condiciones que deben gestionarse con cuidado.

En una empresa minorista, los departamentos de compras, gestión de categorías, finanzas y análisis desempeñan un papel fundamental en la gestión de ingresos. Cada departamento se enfrenta a desafíos diferentes, pero están interconectados y las ineficiencias en un área pueden repercutir en toda la organización.

Por ejemplo, el departamento de compras no solo negocia los costes de los productos, sino que también tiene que gestionar los descuentos, que pueden ser en factura o fuera factura, por pronto pago u otras condiciones negociadas. Estos descuentos pueden calcularse en función de diversos factores, como cantidades, porcentajes, volúmenes u objetivos de crecimiento. La complejidad de gestionar estas variables aumenta a medida que aumenta el número de productos y proveedores.

Mientras tanto, los category managers están constantemente sopesando una serie de factores para maximizar la rentabilidad. Deben considerar el precio de venta sugerido por el fabricante, los precios de la competencia y si se debe realizar una promoción en una marca en particular. Las promociones requieren financiación y se deben tomar decisiones sobre los niveles de existencias, el coste de realizar una liquidación y el volumen de inventario adecuado. Los productos de temporada agregan una mayor complejidad, ya que el tiempo se vuelve crucial para administrar las existencias y los precios.

El departamento de finanzas necesita visibilidad de todos los términos negociados, incluidos los descuentos, las condiciones fuera factura y los fondos promocionales. La precisión y puntualidad de los devengos son esenciales para garantizar que los ingresos y los gastos se contabilicen correctamente. Los equipos financieros también deben conciliar los pagos y los cargos, lo que puede resultar complicado debido al gran volumen de transacciones y las condiciones variables de cada producto o proveedor. La falta de datos o la inexactitud de estos pueden dar lugar a discrepancias financieras significativas.

Por último, los equipos de análisis dependen de datos en tiempo real para realizar un análisis de la rentabilidad. Deben comprender la gama completa de condiciones que afectan a cada SKU en cada categoría de producto, incluidos precios, descuentos, fondos, rápeles y actividades de marketing. La complejidad de los datos en el sector del retail hace que sea difícil extraer información significativa sin un sistema que pueda agregar y analizar todas estas variables.

Uno de los mayores desafíos en la gestión de ingresos es que los términos y condiciones asociados con los productos suelen tener diferentes periodicidades. Algunos descuentos o rápeles son inmediatos y transaccionales, mientras que otros pueden aplicarse mensualmente, trimestralmente o incluso anualmente. El seguimiento y la gestión de estos plazos variables añade otra capa de dificultad a un sistema ya complejo: es como jugar constantemente una partida de Tetris.

¿Tu sistema de gestión de ingresos está bloqueado?

Dadas las complejidades descritas anteriormente, ¿cómo pueden los retailers gestionar costes e ingresos de manera eficaz sin simplificar excesivamente sus procesos comerciales? Creo que la solución radica en implementar un sistema integral de gestión de ingresos que integre todos los procesos de negocio. Este sistema debería conectarse sin problemas con los sistemas logísticos y financieros, asegurando que todas las partes interesadas tengan acceso a la información que necesitan en tiempo real.

Un sistema de gestión de ingresos sólido puede proporcionar seis beneficios clave:

1. Visibilidad en tiempo real: los usuarios deben tener acceso a todos los términos, condiciones y métricas de rendimiento en tiempo real. Esto incluye información sobre proveedores, distribuidores, clientes y productos. Al tener acceso inmediato a datos precisos, los usuarios pueden tomar decisiones informadas y responder rápidamente a los cambios en el mercado.

2. Simulación, análisis y seguimiento: un sistema moderno de gestión de ingresos permite a las empresas simular posibles resultados antes de comprometerse con un plan de acción. Pueden analizar el rendimiento de sus programas de incentivos y descuentos, hacer un seguimiento del coste real de cada producto y calcular la rentabilidad real de cada venta. Esto ayuda a eliminar ineficiencias e identificar oportunidades de ahorro de costes.

3. Reducción de errores: los procesos manuales son propensos a errores y, en el sector del retail, incluso un pequeño error puede tener consecuencias financieras significativas. La automatización de los procesos de gestión de ingresos reduce el riesgo de errores manuales y garantiza que los datos se registren y analicen con precisión.

4. Colaboración mejorada: un sistema integral fomenta una mejor colaboración entre los departamentos, así como con la red de proveedores. Por ejemplo, el departamento de compras puede compartir fácilmente los datos con los category managers, quienes luego pueden trabajar con el departamento de finanzas para garantizar que se tengan en cuenta todos los términos y condiciones. Al eliminar los silos y mejorar la comunicación, las empresas pueden optimizar sus operaciones y mejorar la eficiencia general.

5. Integración de extremo a extremo: El sistema debe proporcionar una visibilidad integral de los ingresos, las ganancias brutas y netas y la eficacia del programa. Esto permite a los usuarios comerciales realizar un seguimiento de las fugas de dinero, aprovechar las oportunidades y comprender la complejidad de su negocio en todos las categorías, artículos y condiciones.

6. Informes consolidados: Con todos los datos centralizados en un solo sistema, las empresas pueden generar informes estándar y ad hoc, lo que les brinda una visión integral de sus operaciones. Los informes consolidados ayudan a las empresas a identificar tendencias, realizar un seguimiento del rendimiento y tomar decisiones basadas en datos que mejoran la rentabilidad.

La tecnología te llevará al siguiente nivel

En el vertiginoso mundo del comercio minorista, gestionar los costes y los ingresos de manera eficaz requiere algo más que buenas intenciones: se necesitan las herramientas adecuadas. Un sistema integral de gestión de ingresos ya no es un lujo, sino una necesidad. Al automatizar los procesos, mejorar la visibilidad y proporcionar información en tiempo real, un sistema de este tipo puede ayudar a los minoristas a reducir los costes, mejorar la eficiencia operativa e impulsar la rentabilidad.

En resumen, se trata de brindarles a los usuarios comerciales la posibilidad de ver el panorama completo: comprender dónde se gasta el dinero, dónde se desperdicia y dónde se puede ahorrar. Para los retailers, adoptar la tecnología de esta manera no solo significa sobrevivir a las complejidades de los negocios modernos, sino también prosperar en ellos.